Los sistemas DMS ( Document Management System  o servicios de gestión documental ) utilizan las herramientas que nos permiten automatizar los procesos de integración, almacenamiento y búsqueda de documentos dentro de la estructura de la empresa. 

Porque no todas las empresas y organismos trabajan  igual, conocer las necesidades  y recomendar las mejores soluciones es un paso previo vital a la hora de aplicar las herramientas de software adecuadas a cada empresa.

Conseguir una buena integración de las herramientas, facilitaran los procesos de indexación, almacenamiento y búsqueda, clave para obtener unos resultados satisfactorios.

Herramientas para la integración de los escáneres, usos de OCR,  códigos de barra y QR   son habituales para lograr una óptima automatización de los procesos  y workflows de la empresa y sus diferentes departamentos.

Una buena formación a los usuarios  será clave a la hora de implementar, gestionar y controlar el trabajo consiguiendo así   …….

• Liberar espacio físico de los archivos
• Localizar rápidamente documentos y acceder a ellos sin importarnos donde se encuentren
• Eliminar documentos duplicados, dispersos o ubicados en diferentes puestos
• Ahorrar costes derivados de la conservación de archivos en papel
• Aumentar la seguridad de los documentos, con la trazabilidad, la firma digital o la autentificación por roles
• Mejorar la productividad
• Ayudar a cumplir las obligaciones de protección de datos ..